Een webinar in onze studio doe je zo!

2 oktober 2017 door Yourwebinar

 

Door middel van een professionele studio kun je optimaal gebruik maken van een webinar. Je zorgt voor een goede kwaliteit, maar hebt ook de mogelijkheid tot verschillende functionaliteiten. Het is dankzij een studio mogelijk om de organisatie uit handen te geven. Niet meer stressen en rondrennen om alles te regelen! Op deze manier kun jij je alleen focussen op de inhoud van het webinar. Een webinar organiseren in een studio klinkt ideaal, maar wat komt er allemaal bij kijken?

 

Webinar studio in Amsterdam

 

Onze webinar studio vs. jouw locatie

Als je een webinar gaat organiseren heb je de mogelijkheid om deze te organiseren in onze studio, of door middel van onze mobiele studio op locatie. Een locatie door jou gekozen. Op deze manier kun je een locatie kiezen die past bij het onderwerp van je webinar. Of aansluit bij de producten die je wil laten zien. Maar wat is nou het verschil tussen een webinar op locatie of een webinar in de studio? Als je een webinar organiseert op locatie nemen wij exact dezelfde apparatuur mee als in onze studio.

 

Het grote verschil tussen een webinar op locatie en een webinar in onze studio is de eventuele geluidsoverlast, en de vaste internetsnelheid. Zonder een goede internetsnelheid van minimaal 10mb/s heb je geen webinar! Een snelle internetverbinding is een vereiste voor de verbinding tijdens het webinar met de deelnemers. Ook zal de kwaliteit van het webinar afhangen van deze internetsnelheid. Vooral de uploadsnelheid is van belang!

 

De geluidsoverlast kan per locatie verschillen. Het geluid hoeft geen probleem te zijn! Wellicht is het mogelijk om de locatie af te zetten, en kun je personen in de omgeving laten weten van het webinar. Wanneer het afzetten van de locatie niet tot de mogelijkheden behoort, moet je jezelf afvragen of je niet liever in onze webinar studio een webinar wil organiseren. Misschien is het geluidsoverlast voor jou geen probleem, maar voor je deelnemers wel! Houdt hier dan ook rekening mee.

 

Daarnaast zal de achtergrond bij een webinar op locatie verschillend zijn. Van een saai kantoor als achtergrond, een praktijklocatie of een simpele witte muur. In onze studio zijn er door een green screen verschillende mogelijkheden als het gaat om de achtergrond. De achtergrond is gemakkelijk te personaliseren, en kan zelfs een bewegende achtergrond zijn!

 

Professionele apparatuur

Bij een webinar komt er verschillende apparatuur kijken. Licht, geluid, camera’s: je hebt het allemaal nodig. In onze studio maken wij gebruik van een aantal grote softbox lichten. Dankzij de studiolichten zijn de presentator en host, de balie en het green screen optimaal belicht. Zonder een goede belichting zal niet alles goed in beeld zijn, en heeft de camera moeite met lichte en donkere delen samen in beeld te brengen. Dit zal vervelend zijn voor je deelnemers om naar te kijken.

 

Naast het licht is de camera erg belangrijk. Zonder camera heb je echter geen beeld tijdens je webinar! En beeld is essentieel bij het overbrengen van je verhaal. Met beeld wordt de inhoud duidelijker voor je publiek. Om de presentator en host zowel afzonderlijk als samen in beeld te krijgen, maken wij gebruik van meerdere camera’s. De camera’s zijn van goede kwaliteit en leveren een mooie HD kwaliteit.

 

Daarnaast is het belangrijk om geluid te hebben voor een webinar. Je wilt natuurlijk dat deelnemers de gehele inhoud van het webinar goed kunnen volgen. Wij maken dan ook gebruik van een dasspeld microfoons. Deze speld je, zoals de naam al weggeeft, op de plek van een das. Op deze manier ontvang je optimaal geluid. Ook maken wij gebruik van een extra microfoon die het omgevingsgeluid opvangt.

 

Professioneel webinar

 

Technische ondersteuning

Nu je beschikt over een studio met professionele apparatuur is het belangrijk dat alles ook goed werkt. In onze studio hebben wij dan een geschoolde technici die ervoor zorgt dat het webinar vlekkeloos verloopt. Problemen met geluid of beeld bij deelnemers? Via de live chat zal de technici snel hulp verlenen. Ook zorgt hij ervoor dat er wordt geschakeld tussen de verschillende opstellingen, en zorgt hij ervoor dat het geluid op het juiste moment wordt opengezet.

 

Volg je binnenkort een webinar? Een tip van onze technici voor je deelnemers: “Sluit alle overige tabbladen, zet je geluid vol open en kijk het webinar niet op fullscreen. Als je het webinar fullscreen bekijkt kun je minder snel een poll invullen, of gebruik maken van de live chat functie.”

 

Centrale locatie

Gebruik maken van onze professionele studio, apparatuur en de ondersteuning van onze technici? Onze webinar studio in Amsterdam ligt centraal gelegen. Vanaf Amsterdam Centraal kun je tram 26 richting IJburg nemen. Binnen 10 minuten sta je al in onze studio!

 

Een webinar organiseren in onze studio, maar kom je liever met de auto? Onze webinar studio is zowel met het openbaar vervoer, te voet, met de fiets als met de auto goed bereikbaar. Onder onze studio zit parkeergarage De Loodsen waar je je auto de gehele week in kwijt kan. Er zijn in de parkeergarage 446 plekken, waardoor het bijna niet voorkomt dat je geen plek voor je auto kunt vinden.

 

Een webinar organiseren in onze studio: hoe gaat dat?

Binnenkort een webinar organiseren in onze studio, of op locatie? Hieronder hebben wij het proces van het organiseren van een webinar in zeven stappen uitgelegd.

 

Webinar in de studio - Yourwebinar

 

Stap 1: het opvragen van een offerte.

Zodra je een idee hebt voor het organiseren van een webinar kun je een offerte opvragen. Met zoveel mogelijk informatie kunnen wij een offerte op maat maken. Informatie die handig is voor het opstellen van een offerte is de verwachte lengte van het webinar, de gewenste datum en of je gebruik wil maken van extra diensten.

 

Stap 2: de software gebruiken

Is de offerte naar wens, en ga je akkoord? Dan kun je via onze software een account aanmaken en je webinar inplannen. Je kunt ervoor kiezen om de gegevens voor het webinar direct in te vullen, of deze op een later moment in te vullen. De gegevens kun je elk moment wijzigen of aanvullen. Ben je dus nog niet helemaal zeker over een poll vraag? Geen probleem! Deze kun je 24 uur per dag, 7 dagen in de week aanpassen.

 

Stap 3: het webinar persoonlijk maken

Zodra je het webinar hebt ingepland, is het tijd om je webinar persoonlijk aan te kondigen. Via de email functie in onze software kun je de bevestigings- en herinneringsmail, maar ook de evaluatie mail zelf schrijven. Geen standaard teksten, maar een persoonlijke mail!

 

Stap 4: tijd voor promotie!

Als je alle mailingen klaar hebt staan is het tijd om je doelgroep uit te nodigen. Pak het groots aan! Deel de inschrijflink op al je social media kanalen, stuur een e-mail met daarin de link en plaats een bericht over het webinar op je website. Zorg ervoor dat je eens in de zoveel tijd een herinnering naar het webinar stuurt. Vaak schrijven deelnemers zich niet na 1 bericht of mail in, maar hebben ze een herinnering nodig. Neem dan ook zeker de tijd om je webinar goed te promoten. Zonder deelnemers heb je echter geen interactief webinar!

 

Stap 5: de generale repetitie

Zodra je doelgroep weet van het webinar is het tijd om werkelijk aan het webinar te werken. Zorg voor een inhoud die aansluit bij de titel en beschrijving van het webinar. Maak ook gebruik van de interactieve opties die een webinar biedt! Zorg voor minstens één poll vraag en/of chat vraag. Om niet voor verrassingen te komen te staan tijdens het webinar, is het verstandig om een try-out te doen.

 

Met een try-out is het mogelijk om het gehele webinar door te lopen, een inkijk te krijgen in de software en de omgeving voor de moderator en de deelnemers. Wij merken vaak dat een try-out voor een beter live webinar zorgt. Het is mogelijk om na de try-out nog enkele aanpassingen door te voeren. Ook ben je bekend met de studio, de technici en de software. Hierdoor ga je rustiger het webinar in!

 

Stap 6: tijd voor je webinar

Zodra je goed hebt geoefend, weet wat je wil vertellen en weet wat je wil laten zien is het eindelijk tijd. Je live webinar! Voor het live webinar is er nog tijd om één keer het gehele webinar door te lopen en te oefenen. Tijdens het live webinar zijn de presentator, de host en de moderator aanwezig in de studio. Het wordt aangeraden om minimaal meer dan een uur voorafgaand aan het webinar aanwezig te zijn.

 

Stap 7: automatische evaluatie

Na afloop van je webinar zal er automatisch een evaluatie mail worden verzonden. Deze heb je van te voren al geschreven. Ook het evaluatieformulier kun je opstellen. Je hebt keuze uit meerkeuze en open vragen, die je zelf kunt aanmaken in de software. Na het webinar hoef je jij dus geen zorgen meer te maken. Alles gaat automatisch dankzij onze software.

 

De eerste stap zetten   

Je weet nu wat je kunt verwachten bij een webinar in onze studio of op locatie. Daarnaast weet je wat je kunt verwachten van de organisatie van een webinar. Kun je niet wachten om een webinar te organiseren? Stel een doel voor je webinar. Het doel van een webinar is het eerste waar je aan moet denken bij de organisatie van een webinar. Wat wil je bereiken bij je doelgroep? Informatie over een product leveren of een nieuwe software demonstreren? Denk goed na over het doel van het webinar, en de eerste stap is al gezet!

 

Tips voor een succesvol webinar in onze studio

Als je een webinar gaat organiseren wil je natuurlijk maar een ding: dat het ook werkelijk iets oplevert. Een succesvol webinar is dan ook van belang. De belangrijkste dingen voor een succesvol webinar zijn de 3 p’s. Oftewel de juiste planning, een goede promotie en een sterke visuele presentatie. Je leest meer over deze drie hoofdzaken in de onze blog ‘Een succesvol webinar organiseren’. In deze blog lees je niet alleen meer over de 3 p’s, maar worden er ook 3 voorbeelden van succesvolle webinars getoond. Neem dus vooral een kijkje!

 

Is het nog niet helemaal duidelijk, of wil je meer informatie? Je kunt ook onze infographic bekijken in de blog ‘Webinar organiseren: stap voor stap’. Of heb je aan de hand van dit artikel nog vragen, neem dan contact met ons op! Vul het contactformulier in of neem telefonisch contact op via: 020 636 91 78.